Von der Pflicht zur Kür in der Geschäftskorrespondenz
Geschäftskorrespondenz - Gastbeitrag von Mareike Knue
Briefe, die Kunden gerne öffnen
Aus dem Briefkasten quillt die Geschäftskorrespondenz: Weißer Umschlag, Din-lang, ohne Fenster. Noch einer, mit Fenster. Noch einer, und noch – halt! Da ist er wieder: Der hellgrüne quadratische mit der charakteristischen Randverzierung. Ob diesmal wieder so ein schöner Satz drinsteht, unten, auf dem Fuß des Briefbogens, unter der Rechnung? Schnell öffnen!
Ja, Geschäftskorrespondenz kann Freude machen!
Ob elektronisch oder auf Papier: Lässt Geschäftskorrespondenz erkennen, dass der Absender sich um den Empfänger Gedanken gemacht hat, freut dieser sich über die Post. Manchmal reicht es dabei schon, dem Standardschreiben einen Flyer beizulegen oder anzuhängen von einem anstehenden Event, das Ihre Kunden interessieren könnte.
Die Botschaft Ihrer Geschäftskorrespondenz: Wir haben an Sie gedacht!
Geeignet sind Hinweise auf Netzwerktreffen, auf denen Ihre Kunden neue Kontakte sammeln können, auf Messen, die sie interessieren könnten, auf außergewöhnliche kulturelle Veranstaltungen in der Region oder einfach auf einen Kinofilm mit einem spannenden Thema. Solche Beilagen sind sogar in Unternehmen möglich, wo Briefe automatisiert an große Verteiler herausgehen.
Lassen Sie von sich hören – wenn es niemand erwartet.
Warum eigentlich immer die Weihnachtskarte? Es gibt so viele andere Tage im Jahr, an denen Sie sich mit Geschäftskorrespondenz in Erinnerung rufen können: internationale Thementage, der Jahrestag Ihres ersten Geschäftskontakts, der Beginn der Urlaubszeit ... Schreiben Sie Ihren Kunden, wenn die es nicht erwarten – das wirkt! Und wenn es dann doch die Weihnachtskarte wird, dann bitte nicht pauschal, austauschbar, oberflächlich. Selbst wer vielen Kunden zugleich schreibt, kann überlegen, was denn wirklich wünschenswert wäre – und dabei fallen Ihnen bestimmt ein paar kleine Dinge ein, die Sie jedem gern wünschen und die dennoch nicht oberflächlich klingen.
Geschäftskorrespondenz aus dem Urlaub? Ja!
Gerade wenn Ihr Unternehmen so klein ist, dass mit dem Betriebsurlaub alle Türen geschlossen und Telefone stumm bleiben, können Sie Ihren Kunden zeigen, dass Sie dennoch an sie denken: Schicken Sie Ihnen eine Urlaubskarte – das geht heute digital und per Verteiler und lässt sich schon vor dem Urlaub vorbereiten. Je nach Dienst landet die Karte dann trotzdem auf Papier im Kasten.
Und was schreiben Sie? Zum Beispiel, dass Sie durch die Wahl Ihres Urlaubsorts Ihren Horizont erweitern, um Kundenwünsche noch kreativer zu lösen. Oder dass Sie auftanken, um anschließend noch stärker gemeinsame Projekte voranzutreiben. Oder Sie erzählen von einem Urlaubserlebnis, aus dem Sie etwas für die Zusammenarbeit gelernt haben. Dabei darf der Ton etwas lockerer sein als normal – ist schließlich Urlaub.
Geschäftskorrespondenz - Ein Lächeln am Zahltag
Wetten: Sogar Rechnungen lassen sich persönlich gestalten, abwechslungsreich und mit einem Mehrwert an Information für den Empfänger – selbst über das praktische Serienbriefverfahren. Grundsatz ist immer: sich in den Kunden/Leser hineinversetzen. Und das ist nicht nur bei der Geschäftskorrespondenz zu besonderen Anlässen wichtig, sondern viel mehr noch in jeder kleinen Alltags-E-Mail.
Mareike Knue
Inhaberin des Textbüros Zeilensprung: Konzeption und Text für Unternehmenskommunikation und Marketing. Ausgebildete Werbetexterin, Online-Redakteurin (IHK), Germanistin, Historikerin. Dozentin an Hochschulen und Seminarleiterin für Unternehmen und Vereine. Expertin für adressatenorientierte Kommunikation sowie leserfreundliche Botschaften und Texte. "Ein guter Text erzeugt einen Gedanken, bei dem Ihr Leser nicht anders kann, als zu folgen und zuzustimmen."
Schwerpunkte: Geschäftskorrespondenz im Unternehmensalltag, Direkt-Mailings, Unternehmens-Blog.
Kontakt: seminare(at)wordbridge-academy.de
