Bedarfsanalyse in der Telefonakquise und hochwertige Termine für den Vertrieb

Bedarfsanalyse: Wie erkenne ich potenzielle Kunden?

Auf dem Weg zum Termin gibt es in jedem Telefongespräch bzw. in der Telefonakquise eine wichtige Station: die Bedarfsanalyse. Das Ziel der telefonischen Neukundenansprache ist in den meisten Unternehmen die Terminvereinbarung für die Vertriebsmitarbeiter. Die Bedarfsanalyse hilft den Bedarf an unseren Produkten oder Dienstleistungen zu erkennen und erleichtert wesentlich den krönenden Abschluss unserer Telefonate - die Terminvereinbarung. Wie bereite ich meine Bedarfsanalyse vor und wie führe ich sie gezielt durch?

Bedarfsanalyse: Fokus legen

Bevor Sie mit Ihrer Telefonakquise und der Bedarfsanalyse starten, definieren Sie sorgfältig, welche Informationen Sie von dem Entscheider benötigen, um zu erkennen, ob er tatsächlich Bedarf an Ihren Produkten oder Dienstleistungen hat. Formulieren Sie dabei Fragen, die Sie dem Entscheider gerne stellen würden. Im ersten Schritt können Sie jeden Impuls zu Papier bringen und alle Fragen aufschreiben, die Ihnen einfallen. Selbstverständlich werden Sie diese nicht direkt beim ersten Anruf klären können. Schließlich geht es bei Ihnen nicht um eine Marktforschung, sondern um erfolgreiche Neukundengewinnung.

Nachdem Sie alle Fragen der Bedarfsanalyse notiert haben, teilen Sie diese in folgende Kategorien ein:

1. Bedarfsanalyse: „Must have“ - zwingend erforderliche Fragen zur Einschätzung, ob ein Terminangebot für beide Seiten sinnvoll ist.
2. Bedarfsanalyse: „Nice to have“ – wissenswerte Informationen, die zwar nützlich sind, aber ebenso gut in einem persönlichen Gespräch erfragt werden können.

Bedarfsanalyse: Lösungsorientierte Kundenansprache

Da es im Erstkontakt um Vertrauensaufbau geht und nicht um ein ermüdendes Interview, tun Sie sich und Ihrem Ansprechpartner einen Gefallen, wenn Sie die zwingend erforderlichen Fragen auf maximal 5 bis 6 beschränken. Wichtig dabei ist es, nicht nur auf die allgemeine Bedarfssituation einzugehen, sondern auch Fragen nach speziellen Wünschen, ungelösten Problemen und Optimierungsbereichen zu berücksichtigen. Sie helfen Ihnen zu erkennen, an welchen Stellen Ihr Gegenüber tatsächlich Unterstützung braucht.

Bedarfsanalyse in der Telefonakquise – ein Beispiel

Ein Anbieter von Softwarelösungen im Bereich Webportale und Webseiten spricht verschiedene Werbeagenturen an. Das Thema der Telefonakquise ist ein neu entwickeltes proprietäres Content Management System.

Mögliche Fragen aus der allgemeinen Bedarfsanalyse:

• Welche Dienstleistungen bieten Sie derzeit an, wenn es um Internetpräsenzen geht? (Webseiten?, Webshops?, Webportale?)
• Wie sehen Ihre Präferenzen aus, wenn es um die Urheberrechte geht? (Open source?, lizenzgebunden?)

Frage nach dem Lösungsbedarf in der Bedarfsanalyse:

• Wenn Sie an die zuletzt realisierten Projekte mit Ihrem CMS denken, was für Situationen sind denn dabei aufgetreten, wo Sie sagten: „Das müsste eigentlich viel einfacher gehen!“ oder „Da brauchen wir eine Lösung!“?

Auf diesem Wege erfahren Sie viel über die konkreten Verbesserungswünsche und können Ihr Terminangebot durch eine individuelle Begründung bereichern. In einem persönlichen Gespräch haben Sie dann eine wertvolle Grundlage Ihren potenziellen Kunden eine bedarfsgerechte Lösung anzubieten. Und nichts kommt besser an, als eine Hilfe in Not!

Bedarfsanalyse: Die Ohren offen halten

Es gibt zahlreiche Gelegenheiten mit dem Entscheider am Telefon tiefer ins Gespräch einzusteigen, dann können Sie Ihre Gespräche mit den „nice to have“ Fragen aus der Bedarfsanalyse zielgerichtet führen und ein umfassendes Kundenprofil erstellen. Im Laufe der Telefonakquise Kampagne können Sie diese Informationen auswerten und für Ihre Marketingzwecke nutzen.

Bedarfsanalyse in der Telefonakquise – Bedarf aktiv wecken

(Bild: I.Szumska)

Den Bedarf unserer Kunden richtig zu erkennen, hilft uns, sich auf die wesentlichen Geschäftskontakte zu konzentrieren. Um die Telefonakquise noch erfolgreicher zu gestalten und eine intensive Marktbearbeitung zu gewährleisten, ist es auch wichtig, den Bedarf bei der Zielgruppe aktiv zu wecken.

Ein Beispiel für eine erfolgreiche Gesprächsführung und Bedarfsanalyse:

Eine Druckerei ist spezialisiert auf den Buchdruck und kann besonders kleinere Schwarz-Weiß-Auflagen zwischen 500 und 3.000 Exemplaren zu hochinteressanten Preisen anbieten.

Zielgruppe in der Telefonakquise: Verlage
Mindestbedarf: 15 veröffentlichte Titel pro Jahr

Druckerei Vertriebsassistent: „… was mich in diesem Zusammenhang interessiert ist, welche Anforderungen Sie speziell im Bereich der Buchproduktion haben.“

Verlag Herstellungsleiter: „Das ist vollkommen unterschiedlich, bei den großen Auflagen arbeiten wir seit langer Zeit mit einer örtlichen Druckerei zusammen. Kleine bzw. mittlere Auflagen kommen bei uns eher selten vor. Diese Aufträge schreiben wir dann in der Regel aus.“

Druckerei Vertriebsassistent: „Wenn Sie sagen, dass bei Ihnen auch durchaus hin und wieder kleinere Projekte verwirklicht werden, wo bewegt sich die Auflage da ungefähr?“

Verlag Herstellungsleiter: „Das variiert immer recht stark, von 300 bis 2.000 ist alles dabei, aber das sind bestenfalls 20 Titel im Jahr.“

Druckerei Vertriebsassistent: „Wie sind diese 20 Titel denn von der Farbigkeit her angelegt?“

Verlag Herstellungsleiter: „Die meisten Bücher sind schwarz-weiß, aber 2 bis 3 Bücher sind auch farbig.“

Ausflüchte und bewusst ungenaue Angaben des Herstellungsleiters sind in unserem Beispiel gelb markiert. Passagen, die eher Ablehnung signalisieren werden rot dargestellt und Aussagen, die den Bedarf des angerufenen Verlagshauses erkennen lassen sind grün eingefärbt.

Bei genauerer Betrachtung der Bedarfsanalyse fällt auf, dass der Vertriebsassistent ausschließlich auf die grünmarkierten Ausführungen seines Gegenübers eingeht und diese durch wiederholendes Paraphrasieren in den Vordergrund des Gesprächs und damit auch in das Bewusstsein des Herstellungsleiters rückt. Es wurde also bei der Bedarfsanalyse ein Bedarf geweckt, der zwar grundsätzlich da war, den sich der Herstellungsleiter bis dato jedoch nicht in einer solchen Deutlichkeit vor Augen geführt hat.

Bedarfsanalyse - Fazit

Das Erfolgsrezept bei der Bedarfsanalyse: Zuhören – Gespräch gezielt steuern – die Aufmerksamkeit auf den vorhandenen Bedarf lenken!

Eine strategisch geplante Bedarfsermittlung hilft Ihnen, mit dem Entscheider gezielt ins Gespräch zu kommen, seine Wünsche zu erkennen und eine Vertrauensbasis für weitere Geschäftskontakte zu schaffen. So entstehen vielversprechende Geschäftskontakte, aus denen letztendlich auch profitable Aufträge erwachsen können.